Hold struktur over dit møde
Der er mange ting der kan gøre et møde bedre organiseret. Det handler rigtig meget om systemer og struktur for at man let kan holde overblikket. Man kan godt have mange møder i kalenderen og derfor kan man let bliver forvirret over hvad der skal ske og hvornår det skal ske. Det handler om struktur inden mødet, under mødet og efter mødet så vil det hele glide meget lettere.
Forberedelse inden mødet
Book via Outlook
Booking via Outlook, eller et andet mailsystem, kan gøre mødebooking lettere og man vil kunne få svar fra pågældende deltagere på mødet. Møder der bookes i Outlook synkroniseres med din kalender og sørger for at give dig notifikationer inden mødet. Med en smart booking via Outlook vil du også kunne inddrage det pågældende mødelokale hvis lokalet har en tilhørende skærm og software til mødebooking.
For at få det bedste ud af det kommende møde, så er det vigtigt med god forberedelse. Det handler både om at forberede hvad man har tænkt sig at få ud af mødet og hvilke elementer man vil igennem i processen. Det er godt at få forberedt en udførlig agenda som viser hvad i sammen skal igennem på mødet og husk også at tydeliggøre hvem der deltager på mødet. Det vil både være til gavn for dig selv og dem du holder møde med. Start ud med en snak omkring forventninger til hvad der skal ske på mødet og derefter gennemgå agendaen sammen. Agendaen kan let sendes sammen med invitationen til mødet, så modparten ved hvad der skal ske. Det er også altid en god idé at stille et par spørgsmål til modparten inden mødet hvis det er ting man ved at de alligevel skal undersøge efter mødet. På den måde kan du få svarene allerede til mødet.
Skærme til mødebooking
Har man flere mødelokaler og er man mange mennesker på arbejdspladsen, så kan det være svært at holde overblik over hvilke lokaler der er ledige og hvilke der ikke er. Men med en systematisk mødebooking software (Conference room scheduler) kan du let holde styr på møder, frie mødelokaler og få en lettere mødeplanlægning. Det smarte med et mødebooking system er, at du kan tilføje mødelokalerne inde i dit outlook mail-system. Den vej igennem kan du tilføje lokalerne til de møder du har planlagt og herefter vil registreringen blive gemt og andre kan dermed ikke booke lokalet i pågældende tidsrum.
Opfølgning efter mødet
Efter mødet vil du lige ledes kunne bruge agendaen og Outlook integrationen til at følge op på mødet. Det er altid vigtigt, og det sender et godt signal, at man sender en opdatering med referat fra mødet til den man har snakket med.