Sådan skal det gøres
Den vigtige optimering af arbejdsprocesser
Hverdagen på et travlt kontor indeholder mange forskellige arbejdsprocesser som ofte kan optimeres for mere effektivitet. Det er processer der er af forskellig karakter og varighed og i de fleste tilfælde kan disse gøres en del lettere. Ved at optimere på de elementer man ikke altid tænker over, kan man både spare tid og penge. Når tingene køre lettere, bruger medarbejderne mindre tid på det og dermed har mere tid til at arbejde med de planlagte opgaver. Det kan være alt lige fra at hente en kop kaffe, at booke et mødelokale eller at få gæster på besøg. Optimering giver mere effektivitet, læs meget mere nedenfor.
Den simple ting som en kop kaffe
Vi kan starte ud med at nævne noget som man måske ikke tænker direkte er en arbejdsproces. Men det er en stor del af det daglige arbejde og det tager en del af alle medarbejderes tid. En kaffemaskines kapacitet betyder rigtig meget uanset hvor stor en virksomhed man arbejder hos. Har man kun en enkelt kaffemaskine til mange medarbejdere kan der opstå meget unødig ventetid som ellers kunne være brugt mere effektiv. Når man skal have en kop kaffe, så ses det også lidt som et afbræk fra arbejdet i en kort stund, men har man ikke nok kapacitet på kaffemaskinen kan det tage ekstra tid. En investering i en god og effektiv kaffemaskine vil skabe værdi for virksomheden.
Digital mødebooking
Mødelokaler er en vigtig del af virksomheden og effektivisering af booking og planlægning gør arbejdsgangene lettere og hurtigere. Mødebooking systemer gør overblikket lettere og man kan booke lokaler direkte fra computeren. Med en integration i Outlook, eller et andet mailsystem, kan man samme sted som man planlægger mødet let booke et ledigt lokale. Man kan også se direkte i sit mail-system om og hvornår lokalerne er ledige. Men det smarte bookingsystem følger ofte en lille skærm som placeres uden for mødelokalet så man også kan se om lokalet er booket eller om det er ledigt.
Gæsteregistrering
Når din virksomhed modtager gæster, er det vigtigt at dette foregår så effektivt som muligt, og det gælder både for dig og for din gæsts oplevelse. Med et smart registreringssystem af gæster får medarbejderen automatisk en opdatering når en gæst er kommet. Et registreringssystem gør det let at overskue hvilke gæster der er kommet og hvilke gæster der forventes at ankomme. Når gæsterne er ankommet og er registreret i systemet, så får de tilsendt de væsentlige oplysninger som fx Wi-Fi-kode mfl. Som en tilføjelse til gæsteregistreringssystemet kan man ofte også finde ud af gæsternes adfærd og ud fra det kan man analysere på hvad der evt. kan forbedres for gæstens oplevelse.
